Konfigurieren der Outlook-Kalendersynchronisierung im Amelia WordPress Booking Plugin

Mit der Outlook-Synchronisierung können alle Mitarbeiter in Amelia ihren Arbeitsplan mit ihrem Outlook-Kalender synchronisieren. Jeder gebuchte Termin wird in ihrem Outlook-Kalender erstellt und im Outlook-Kalender erstellte Ereignisse hindern Kunden daran, Termine gleichzeitig zu buchen und riskieren, dass sich die Termine überschneiden.

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Einrichten der Client-ID und des Client-Geheimnisses

Bevor Sie Amelia in Outlook-Kalender integrieren können, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen. Die wichtigsten davon sind „Client ID“ und „Client-Geheimnis“.

Um „Client-ID“ und „Client-Geheimnis“ einzurichten, gehen Sie zum Azure-Portal und suchen und wählen Sie unter den Azure-Diensten „Azure Active Directory“ (wenn Sie es nicht in der ersten Zeile finden können, klicken Sie auf die Option „Weitere Dienste“ im rechte Seite und finde es).

Sobald Sie das „Azure Active Directory“ geöffnet haben, wählen Sie „App-Registrierungen“ aus dem Menü auf der linken Seite und klicken Sie nach dem Öffnen oben auf „Neue Registrierung“ (sehen Sie sich das Bild an, um diese Optionen zu finden).

Im Fenster „Anwendung registrieren“:

• Geben Sie den Namen für Ihre App ein,
• im Abschnitt “Wer kann diese Anwendung verwenden oder auf diese API zugreifen?” Aktivieren Sie die letzte Option „Konten in jedem Organisationsverzeichnis (Beliebiges Azure AD-Verzeichnis – Multitenant) und persönliche Microsoft-Konten (z. B. Skype, Xbox)“,
• Wählen Sie unter Umleitungs-URI „Web“ und fügen Sie die Umleitungs-URI ein, die Sie in den Outlook-Integrationseinstellungen im Backend unseres Plugins finden.
• Sobald Sie all dies getan haben, klicken Sie auf „Registrieren“ und die Anwendung wird erstellt.

Ihre erstellte Bewerbung öffnet sich sofort und unter dem Bewerbungsnamen sehen Sie „Bewerbungs-(Kunden-)ID“. Kopieren Sie diese ID und fügen Sie sie in das Feld in unseren Outlook-Integrationseinstellungen ein.

Wenn Sie dies getan haben, wählen Sie im linken Menü „Zertifikate & Geheimnisse“ und klicken Sie auf „Neues Client-Geheimnis“.

Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und wählen Sie „Nie“ im Abschnitt Läuft ab. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf die Option “Hinzufügen” und Ihr Client-Geheimnis wird erstellt.

Kopieren Sie sofort den Wert des Client-Geheimnisses und fügen Sie es in unser Feld „Client-Geheimnis“ in den Outlook-Integrationseinstellungen ein.

Nachdem Sie nun mit dem Erstellen der Client-ID und des Client-Geheimnisses fertig sind, können wir mit anderen Optionen beginnen.

Weiterleitungs-URI

Dies ist der Pfad in Ihrer Anwendung, zu dem Benutzer nachher weitergeleitet werden sie haben sich bei Outlook authentifiziert. Fügen Sie diese URI in Ihrem Outlook hinzu Anwendung unter „Umleitungs-URIs“.

Veranstaltungstitel

Hier können Sie den Titel des Ereignisses konfigurieren, der im Outlook-Kalender angezeigt wird. Diese Option funktioniert mit Platzhaltern von der Benachrichtigungsseite. Um den Titel festzulegen, müssen Sie Platzhalter von der Benachrichtigungsseite kopieren und hier einfügen. Sie finden diese Platzhalter, wenn Sie auf der Seite Benachrichtigungen auf </> E-Mail-Platzhalter anzeigen klicken.

Eventbeschreibung

Hier können Sie die Beschreibung des Ereignisses konfigurieren, die im Outlook-Kalender angezeigt wird. Diese Option funktioniert mit Platzhaltern von der Benachrichtigungsseite. Um hier die gewünschten Informationen zu erhalten, müssen Sie Platzhalter von der Benachrichtigungsseite kopieren und hier einfügen. Sie finden diese Platzhalter, wenn Sie auf der Seite Benachrichtigungen auf </> E-Mail-Platzhalter anzeigen klicken.

Ausstehende Termine einfügen

Wenn diese Option aktiviert ist, werden Termine mit dem Status „Ausstehend“ zum Outlook-Kalender des Mitarbeiters hinzugefügt. Standardmäßig ist die Option deaktiviert, was bedeutet, dass nur Termine mit dem Status „Genehmigt“ zum Outlook-Kalender hinzugefügt werden.

Teilnehmer des Events hinzufügen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter im Outlook-Ereignis Kunden sehen, die an dem Termin teilnehmen. Sie können eine Veranstaltung mit Kunden teilen, indem Sie sie als Teilnehmer hinzufügen. Dadurch wird die Veranstaltung in ihren Kalender aufgenommen.

Kunden können andere Teilnehmer desselben Termins im Outlook-Kalender nicht sehen.

Entfernen Sie belegte Slots im Outlook-Kalender

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Zeitfenster der Besetzt-Ereignisse in den Outlook-Kalendern Ihrer Mitarbeiter aus deren Arbeitsplänen in Amelia entfernen möchten. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Zeitfenster im Amelia-Kalender jedes Mal entfernt, wenn im Outlook-Kalender ein beschäftigtes Ereignis vorhanden ist.

Pufferzeit in Outlook-Ereignisse einbeziehen

Mit dieser Option können Sie auswählen, ob die Pufferzeiten, die Sie für jeden Dienst hinzufügen, zu den Outlook-Ereignissen hinzugefügt werden. Wenn Sie es aktivieren, werden die Pufferzeiten für geplante Termine zusammen mit dem Termin im Outlook-Kalender des Mitarbeiters hinzugefügt, wodurch verhindert wird, dass der Mitarbeiter ein Ereignis zu Outlook hinzufügt, das seine Pufferzeit des in Amelia geplanten Termins überschneiden würde.

Maximale Anzahl zurückgegebener Ereignisse

Hier können Sie die maximale Anzahl von Ereignissen festlegen, die aus dem Outlook-Kalender Ihrer Mitarbeiter in den Amelia-Kalender zurückgegeben werden. Diese Ereignisse sind nicht sichtbar, da sie nur die verfügbaren Zeitfenster im Amelia-Kalender betreffen.

Verbinden Sie Mitarbeiter mit ihren Outlook-Konten

Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie auf der Seite der Mitarbeiter noch etwas einstellen. Jeder Mitarbeiter sollte sich anmelden und sich mit seinem Outlook-Kalender verbinden, damit die Synchronisierung funktioniert. Sie müssen lediglich den Mitarbeiterdialog öffnen und auf die Schaltfläche neben der Option Outlook-Kalender klicken. Sie werden dann umgeleitet, um ihr Outlook-Konto auszuwählen. Sobald sie es ausgewählt haben, werden sie mit der ausgewählten Outlook-Kalender-E-Mail zu ihrem Profil im Amelia-Plugin zurückgeleitet (wenn das Konto erfolgreich verbunden wurde, sollte der Button die Farbe von blau auf rot ändern).

Verbinden Sie Amelia Events mit dem Outlook Kalender

Die Integration mit dem Outlook-Kalender wird auch für Ereignisse in Amelia unterstützt, so dass Mitarbeiter ihre Ereignisse auch in ihren Kalendern haben können. Damit ein Ereignis in Amelia mit Outlook synchronisiert werden kann, müssen Sie einen Organisator für das Ereignis hinzufügen, wenn Sie das Ereignis auf der Seite Amelia Events erstellen. Sie finden die Option im Ereignismodal und können einen der Mitarbeiter, die Sie in Amelia haben, für diese Position auswählen, aber bitte beachten Sie, dass der Mitarbeiter, den Sie auswählen, auch mit seinem Outlook-Kalender auf der Seite Mitarbeiter verbunden sein muss.
Sie können natürlich auch weitere Mitarbeiter zu dem Termin hinzufügen, indem Sie die Option Mitarbeiter verwenden. Der Termin wird dann auch den Outlook-Kalendern dieser Mitarbeiter hinzugefügt (wenn sie auf der Seite Mitarbeiter mit ihren Outlook-Kalendern verbunden sind). Der Mitarbeiter, der der Veranstaltung in Amelia als Organisator zugewiesen ist, wird auch in Outlook als Organisator angezeigt. Mitarbeiter, die dem Amelia-Ereignis als Mitarbeiter zugewiesen sind, werden als Teilnehmer im Outlook-Kalender-Ereignis angezeigt.